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¿Cómo mejorar la gestión del tiempo? (1)

¿Cómo mejorar la gestión del tiempo? (1)

Me gustaría empezar este primer artículo tratando uno de los problemas que más me ha mantenido en vilo noches enteras. Desde mi humildad, lo considero uno de los principales problemas a los que toda persona se enfrenta en nuestros días y que, paradójicamente, a medida que avanzamos, menos seguro estoy de que obtengamos una respuesta más clara. Este problema no es otro que «la falta de tiempo».

Sin embargo, antes de empezar a hablar sobre cómo podemos mejorar en la gestión de nuestro tiempo, que defino como epocal, he decidido, para evitar malentendidos y lecturas obtusas, aclarar ciertos conceptos que, si bien por obvios –y por tanto poco interiorizados– o por complejos –poco pensados–, no han sido tenidos en cuenta.

¿Qué es el «tiempo»?

Sé de buena mano que muchos pensadores, grandes hombres y mujeres, han dedicado innumerables ríos de tinta en intentar dilucidar este concepto tan esquivo, tan extraño y tan claro al mismo tiempo, valga la redundancia. Sin embargo, para mí fue el gran físico del siglo XX Albert Einstein el que respondió de forma más exacta a esta cuestión. Tal vez por lo enigmático de su respuesta, tal vez por lo evidente, me cautivo.

“El tiempo es aquello que pasa cuando no ocurre nada”.

De está cita, que siempre me ha hecho pensar, siempre llego a una conclusión que, como la frase, es evidente, pero que os invito a pensar: Lo único cierto, además de la muerte, como diría un viejo amigo mío, es que el tiempo es lo único que, cuando pasa, jamás vuelve; es, por definición, irrecuperable. Esto es dramático, pero, si se piensa bien, es aun más dramático cuando uno se da cuenta que no sabe cuánto tiempo tiene o cuánto tiempo le queda.

Por ello, cuando alguien nos dedica parte de su tiempo en explicarnos algo, en ayudarnos con algún consejo bien intencionado o sencillamente comparte con nosotros una buena conversación o un buen aperitivo, nos está dando algo muy valioso, un algo que jamás recuperará: su tiempo. Eso me lleva a pensar que habría que corregir ese dicho español tan famoso de “el tiempo es oro”, pues el tiempo vale mucho más que todo el oro del mundo.

Toda esta reflexión va enfocada y tiene un objetivo: dar cuenta de lo importante que es manejar de forma cuidadosa, selectiva y productiva –eso sí, cada uno define estos parámetros como desee– nuestro tiempo. Remarcar, de nuevo, lo importante que es no perder el tiempo en cuestiones que no son de nuestro interés.

Hace años leí uno de los libros que más ha impactado en mi vida y que, con motivo de este artículo, he vuelto a leer. El libro se titula Los siete hábitos de la gente altamente efectiva (1989) y está escrito por Stephen R. Covey. Con su lectura, y ahora con su re-lectura, aprendí que la organización del tiempo, que por entonces me parecía imposible, era posible. Poco a poco, fui desarrollando a lo largo de muchos años un método de gestión del tiempo del que, todavía hoy, me siento orgulloso. Este es el tema del que me gustaría hablar a lo largo de un par de artículos que, progresivamente, subiré al blog. Intentaré desarrollar, por no repetir lo ya escrito, lo que, a mi juicio, Stephen R. Covey no mencionó o no fue capaz de conceptualizar que hace más eficaz, si cabe, el propio método de Stephen R. Covey.

Sin embargo, por aprovechar el tiempo, del cual soy muy consciente que requiere, del que está leyendo este artículo os explicaré a continuación el cómo tratar los asuntos cotidianos para sentir, de una forma o de otra, que estamos invirtiendo bien el tiempo y, de rebote, sintiéndonos bien con nosotros mismos.

Toma relevancia aquí, en el hablar de la gestión tiempo que nos ocupan las cosas cotidianas, varios tipos de acciones que podemos hacer sobre las cosas mismas.  Es decir, las cosas que hacer se reducen, según mi criterio e intentando no hacerlo muy extenso, a tres tipos fundamentales:

La primera de ellas es lo que yo puedo hacer de forma autónoma, sin depender de nadie de una forma más o menos rápida. Mi consejo, aunque parezca simple, es que la hagáis inmediatamente. El peso de muchas acciones pequeñas es mayor, principalmente porque se requiere cambiar de tema, que el peso de una acción grande. Hazle de forma rápida relaja y premia a nuestra mente, permitiéndonos estar más preparados para el trabajo cotidiano. Un ejemplo sencillo de esto es algo que a todos nos ha pasado: nos llega un mail que tiene una contestación fácil que lo único que exige es ponerse a escribirlo rápidamente. Si se deja para el final del día, no es un correo con el que nos encontramos, sino varios, incluso una decena. Esto nos genera ansiedad instantánea y acabamos haciéndolo de mala gana. Mientras que, si se hubiera aprovechado el tiempo, se es eficiente y se evita este estrés. Además de ello, está actitud genera prestigio personal propio y marca la diferencia tanto en tiempo como en esfuerzo.

La segunda cuestión es aquella que, por su complejidad u otros motivos, no puede realizarse rápidamente y, por ello es mejor anotarla –este factor es importante, ya veremos más detenidamente en otro artículo la importancia de este elemento– con el fin de poder hacerla cuando nos creamos en disposición de hacerla o nos creamos preparados y capacitados para llevarla a cabo. Anotarla, por otro lado, nos ayudará a recordar y a quedar siempre bien con quién nos pidió el favor o nos encargó la tarea, pues siempre tendrá una contestación.

En la última cuestión aparece un factor externo: puede que la tarea que debemos resolver no dependa de nosotros y sea otra persona la responsable en su totalidad o en una parte importante. En este caso la delegaremos, apuntando la misma y procurando que la persona a que se le remitimos sea suficientemente capaz de resolverla por sí sola y valoraremos la fecha en la que ésta quedará resuelta.

Estas tres simples cuestiones nos ayudaran a mejorar nuestra imagen personal desde el primer día, a mejorar y reducir nuestro estrés y obtendremos el control de la gestión de nuestro tiempo y nuestras tareas. Entonces ¿Cuál es la fórmula para identificar y trabajar con estas tareas?

Lo leerán en el próximo artículo de está serie: “Lo que Stephen R. Covey no contó en su libro: el control visual del tiempo”.

Que tengáis buena semana.